L’entretien avec le jury de la VAE DEJEPS Coordination de projets n’est ni un examen de connaissances ni un entretien d’embauche. Le jury a lu votre dossier ; il vient vérifier qu’il est bien le vôtre et éclaircir ce qui est resté imprécis. Voici comment vous y préparer, avec des questions d’entraînement par bloc. Ce ne sont pas des questions officielles, mais elles ressemblent à celles qu’un jury peut poser à partir d’un dossier de coordination.
Comment se passe l’entretien
Le jury est présidé par un fonctionnaire de catégorie A. Il comprend des formateurs et des cadres techniques, dont la moitié au moins sont des agents de l’État, et des professionnels de l’animation et du sport proposés par les commissions paritaires des branches, qui représentent entre un quart et la moitié de ses membres. Vous aurez donc face à vous des personnes qui connaissent le terrain.
L’entretien est obligatoire. La durée exacte et le déroulement figurent sur votre convocation. Des DRAJES précisent qu’il ne s’agit pas d’une soutenance : préparez-vous à répondre et à approfondir, pas à dérouler un exposé. Le jury décide ensuite de valider tout ou partie des blocs, ou de refuser.
Les jours qui précèdent
Le délai entre le dépôt du dossier et le jury est d’au moins deux mois : vous aurez donc un peu oublié ce que vous avez écrit. Relisez-le une première fois deux semaines avant, puis la veille. Vérifiez sur la convocation l’heure, le lieu, les documents autorisés et la présence éventuelle d’un temps de présentation. Si une présentation est prévue, ne racontez pas votre CV : dites en quelques phrases quelle fonction vous occupez, quelle action résume le mieux votre travail de coordination et ce que la démarche vous a appris.
Relire son dossier comme le jury
Relisez votre Livret 2 un crayon à la main. Repérez chaque « nous » sans précision, chaque chiffre absent, chaque évaluation trop vague : ce sont les endroits où le jury vous interrogera. Préparez pour chaque action une phrase sur votre mandat, une sur votre décision principale, une sur ce que vous referiez autrement. Gardez sous la main les documents qui l’appuient, si la convocation l’autorise.
Questions par bloc
Bloc 1, équipe :
- Comment avez-vous réparti les missions dans votre équipe, et sur quels critères ?
- Racontez un conflit dans l’équipe et ce que vous avez fait.
- Comment avez-vous accompagné le stagiaire dont vous parlez ?
Bloc 2, conception :
- Qu’est-ce que votre diagnostic a changé dans le projet ?
- Comment avez-vous associé les publics à la conception ?
- Pourquoi ces financeurs, et quel aurait été le plan B ?
Bloc 3, conduite et évaluation :
- Quel aléa a le plus perturbé le projet, et qui a décidé de la réponse ?
- Quels indicateurs aviez-vous prévus avant l’action ?
- Qu’est-ce que l’évaluation a changé pour l’édition suivante ?
Bloc 4, partenariats :
- Dans quelle instance avez-vous représenté votre structure, avec quel mandat ?
- Qu’est-ce qu’un partenaire opérationnel, par opposition à un partenaire institutionnel ?
- Comment avez-vous rendu compte à votre direction ?
Le cadre que vous devez maîtriser
Le jury ne vous fera pas réciter un texte, mais vos réponses doivent montrer que vous connaissez le cadre de votre action : déclaration d’un accueil collectif de mineurs auprès du SDJES, projet éducatif et projet pédagogique, qualification de l’encadrement, sécurité des transports et des locaux, projet éducatif de territoire et convention territoriale globale si vous travaillez avec une collectivité, dossier de subvention et compte rendu financier. Si vous ne savez pas, dites-le, et expliquez où vous vérifieriez. Inventer une règle inquiète davantage.
Une réponse commentée
Question : « Vous écrivez que vous avez évalué le projet. Comment ? »
Réponse faible : « On a fait un bilan en équipe à la fin, tout le monde était content, les jeunes ont demandé à recommencer. »
Réponse solide : « Avant le lancement, nous avions fixé avec l’équipe deux objectifs mesurables : le nombre de jeunes de 15 à 17 ans inscrits et leur participation au choix des activités. J’ai proposé les indicateurs, l’équipe les a ajustés. À mi-parcours, la participation était faible ; nous avons créé un temps de décision mensuel avec les jeunes. Au bilan, j’ai présenté les résultats à la direction et à la CAF, avec ce qui restait à améliorer. » (exemple fictif)
La seconde réponse montre une évaluation prévue avant l’action, partagée avec l’équipe, utilisée pour réajuster en cours de route et transmise à la structure et au financeur. C’est exactement ce que décrivent les compétences des blocs 2 et 3.
Les questions déstabilisantes
- « Ce que vous décrivez, c’est de l’animation. Où est la coordination ? » Ramenez le jury à vos décisions : répartition, arbitrage, budget, compte rendu.
- « Votre directrice n’a-t-elle pas tout décidé ? » Précisez votre périmètre, sans le gonfler ni l’effacer.
- « Pourquoi le DEJEPS et pas le DESJEPS ? » Situez votre fonction : coordonner dans un périmètre confié, pas diriger la structure.
- « Si c’était à refaire ? » Ayez une réponse honnête et précise pour chaque action.
S’entraîner
Demandez à deux personnes de jouer le jury, idéalement un coordinateur ou un directeur de structure et une personne extérieure à l’animation. Donnez-leur votre dossier anonymisé, chronométrez, puis demandez un retour précis. À défaut, enregistrez-vous en répondant à dix questions tirées au hasard et réécoutez-vous le lendemain.
Le cadre de la démarche et les quatre blocs sont détaillés sur la page VAE DEJEPS ASEC Coordination de projets. Le guide complet contient plus de cinquante-cinq questions d’entraînement et des réponses commentées avec le piège à éviter.
