Exemples de situations pour le Livret 2 VAE DEJEPS ASEC, bloc par bloc

Que raconter dans le Livret 2 de la VAE DEJEPS Coordination de projets ? Voici des pistes de situations pour chacun des quatre blocs, toutes fictives, puis une situation rédigée et commentée. Elles servent à repérer, dans votre propre parcours, ce qui peut faire preuve. Ne les recopiez pas : le jury reconnaît vite un dossier construit à partir d’exemples trouvés en ligne, et il vous interrogera sur chaque détail.

Comment utiliser ces exemples

Partez de vos documents : plannings, comptes rendus de réunion, budgets, dossiers de subvention, bilans d’activité. Ce sont eux qui font remonter les situations utiles. Pour chaque piste ci-dessous, demandez-vous si vous avez vécu quelque chose de comparable, avec un rôle de coordination identifiable et une décision à expliquer. Vérifiez ensuite dans le modèle de votre DRAJES le nombre d’actions attendu.

Les prénoms utilisés ici sont inventés, comme les structures et les chiffres. Dans votre propre dossier, appliquez la même règle aux personnes : un prénom d’emprunt ou une initiale pour chaque jeune, chaque famille, chaque collègue. Pour les structures, une description suffit (« centre social d’un quartier prioritaire d’une ville moyenne ») : le jury a besoin du contexte, pas du nom. Gardez en revanche les vrais ordres de grandeur, effectifs et montants arrondis, car ce sont eux qui rendent la coordination visible.

Bloc 1 : animer et accompagner une équipe

• Nadia, coordinatrice enfance, réorganise les plannings et les fonctions de douze animateurs périscolaires après un nouveau projet éducatif de territoire, et aménage le poste d’un animateur en situation de handicap avec le référent de la collectivité.
• Karim, responsable de secteur jeunes en centre social, accompagne une stagiaire BPJEPS : entretiens réguliers, objectifs, évaluation, lien avec l’organisme de formation.
• Sophie, coordinatrice dans une fédération, conçoit une demi-journée de formation sur la gestion des conflits pour des animateurs bénévoles, puis l’évalue à chaud et deux mois après.

Le jury attend ici vos choix d’organisation, la façon dont vous avez fait participer l’équipe et ce que l’accompagnement a changé pour la personne.

Bloc 2 : concevoir un projet d’action

• Thomas, coordinateur d’un service jeunesse intercommunal, mène un diagnostic (données de population, rencontres de jeunes, questionnaire au collège) qui révèle un problème de mobilité des 15-17 ans, et en tire un projet.
• Léa, adjointe de direction d’une association socioculturelle, monte le budget prévisionnel d’un festival de quartier en combinant contrat de ville, CAF, fondation et participation des habitants.
• Julien, coordinateur d’un club omnisports, conçoit un projet sport santé et inclusion avec une grille d’évaluation construite avec les éducateurs.

La mention vaut pour l’animation socio-éducative, culturelle et/ou sportive : un projet porté par un club peut convenir s’il a une intention éducative et s’inscrit dans une démarche d’éducation populaire.

Bloc 3 : mettre en œuvre et évaluer

• Nadia coordonne des mercredis découverte sur trois sites ; un gymnase ferme et un intervenant se désiste en cours de cycle.
• Léa constate un dépassement sur la logistique du festival, propose un arbitrage à la direction, puis présente le bilan qualitatif et financier aux financeurs et en assemblée générale.

Ce bloc se joue sur les aléas, les écarts budgétaires et une évaluation qui associe équipe et publics, avec ses conséquences sur la suite.

Bloc 4 : partenariats et dynamiques institutionnelles

• Karim représente le centre social au comité technique du contrat de ville, sur mandat de la directrice, et y apporte un diagnostic jeunesse.
• Thomas construit un réseau (lycée, mission locale, transporteur, médiathèque) et une campagne de communication portée en partie par des jeunes ambassadeurs.

Précisez toujours qui vous a mandaté, ce que vous pouviez engager et comment vous avez rendu compte.

Une situation rédigée et commentée (bloc 3)

Situation fictive. Léa est adjointe de direction d’une association socioculturelle. Elle coordonne le festival de quartier annuel, avec deux animateurs salariés et une vingtaine de bénévoles.

Trois semaines avant le festival, le devis de location de la scène a augmenté de 1 800 €, soit 12 % du budget. J’ai d’abord vérifié avec la trésorière ce qui restait engageable sur les autres lignes. J’ai ensuite proposé à la directrice deux scénarios chiffrés : réduire la scène et garder les ateliers enfants, ou l’inverse. J’ai soumis la question au groupe d’habitants qui préparait le festival depuis l’hiver ; il a choisi de garder les ateliers. La directrice a validé. J’ai informé la CAF, qui finançait les ateliers, du changement de programme. Au bilan, j’ai comparé la fréquentation des ateliers à l’objectif fixé avec les habitants, et présenté l’écart budgétaire et sa justification au conseil d’administration.

Ce que le jury y lit : un aléa traité dans le cadre de la délégation, des procédures internes respectées (trésorière, direction), des publics associés à la décision, un financeur informé, une évaluation reliée à un objectif préalable. Ce qui manque : l’organisation de l’équipe pendant le changement, et ce que Léa ferait autrement l’année suivante, par exemple un devis ferme plus tôt.

Selon le métier d’où vous venez

Directeur ou directrice d’accueil de loisirs à l’année : vos atouts sont l’équipe et la réglementation ; travaillez le diagnostic, le budget et les partenariats. Animateur coordinateur en établissement pour personnes âgées : vos projets d’animation sociale comptent, à condition de montrer l’équipe et les partenaires. Bénévole responsable d’association : l’équipe bénévole est acceptée au bloc 1, mais documentez précisément vos fonctions. Agent territorial : votre mandat est souvent écrit (fiche de poste, délégation) ; servez-vous-en.

Le cadre de la démarche est présenté sur la page VAE DEJEPS ASEC Coordination de projets. Le guide complet développe dix situations rédigées et commentées, couvrant les quatre blocs.