Vous êtes assistante de gestion dans une PME, assistant de direction d’une TPE, secrétaire comptable, office manager d’une petite structure ou conjointe collaboratrice, et vous visez le BTS Gestion de la PME (BTS GPME) par la VAE. Première étape : le Livret 1, que les textes appellent aujourd’hui dossier de faisabilité. Ce dossier ne juge pas encore vos compétences. Il vérifie une seule chose : vos activités ont-elles un lien direct avec le BTS GPME ?
Ce que le certificateur vérifie dans un Livret 1 BTS GPME
Pour le BTS GPME, la VAE est organisée par les rectorats, à travers le dispositif académique de validation des acquis (DAVA), souvent via la plateforme France VAE. Le lecteur de votre dossier se pose quatre questions :
- Est-ce le bon diplôme ? Vos activités sont-elles celles d’un collaborateur polyvalent de la direction d’une PME, et non celles d’un assistant de manager (BTS SAM) ou d’un comptable (BTS CG) ?
- Le niveau est-il celui d’un BTS ? On attend de la gestion de dossiers, de l’autonomie, du soutien aux décisions du dirigeant, pas seulement de l’exécution.
- L’expérience est-elle réelle ? Les justificatifs confirment les périodes et les fonctions.
- Le dossier est-il complet ? Le délai de deux mois dont dispose le certificateur ne court qu’à partir d’un dossier complet.
Il n’existe plus de durée minimale d’expérience dans le régime général de la VAE. Mais une expérience très courte rend difficile la démonstration de quatre blocs aussi larges.
Les quatre blocs à faire apparaître
Le BTS GPME est enregistré au RNCP sous le numéro RNCP38363. Ses quatre blocs officiels vous servent de plan pour classer vos activités :
- Bloc 1 — Gérer la relation avec les clients et les fournisseurs de la PME : prospection, devis, facturation, relances, réclamations, achats, contrôle des factures, suivi comptable.
- Bloc 2 — Participer à la gestion des risques de la PME : veille, mode projet, risques, trésorerie, démarche qualité.
- Bloc 3 — Gérer le personnel et contribuer à la gestion des ressources humaines de la PME : suivi administratif, éléments de paie, élections, recrutement, formation, cohésion.
- Bloc 4 — Soutenir le fonctionnement et le développement de la PME : système d’information, processus, développement commercial, communication, analyse de l’activité, tableau de bord.
Inutile de recopier les vingt-cinq compétences. Classez vos activités réelles dans ces quatre ensembles, avec vos outils et vos volumes.
Décrire ses activités : la bonne formule
Le DAVA cherche des verbes d’action, des objets précis et une mesure. Comparez :
« Gestion administrative et comptable. »
« Facturation des chantiers (acomptes, situations de travaux, soldes), environ 90 factures par mois ; relance des impayés jusqu’à la mise en demeure, préparée pour signature du gérant ; plan de trésorerie mensuel présenté au gérant. »
La seconde formulation montre la nature de l’activité, son volume, votre autonomie et la place du dirigeant. C’est ce qui rend un dossier recevable du premier coup. Distinguez aussi ce que vous faites de ce que fait le cabinet comptable : « collecte et contrôle des variables de paie, bulletins établis par le cabinet » est plus crédible que « gestion de la paie ».
Les justificatifs à joindre
- Pour une activité salariée : attestations d’employeur, bulletins de salaire, certificats de travail ou relevé de carrière.
- Pour un conjoint collaborateur, un gérant ou un indépendant : justificatif du statut, attestation du chef d’entreprise, documents prouvant l’activité.
- Pour le bénévolat (trésorière d’une association employeuse, par exemple) : attestation signée par le président.
- Vos diplômes et relevés de notes, qui servent à étudier les dispenses d’unités générales.
Une attestation d’employeur détaillée pèse lourd quand l’intitulé du poste est vague. Proposez au dirigeant un projet fidèle à la réalité : il aura moins à écrire et votre dossier restera cohérent.
Le point à régler dès le Livret 1 : les unités générales
Le BTS GPME comprend trois unités générales : culture générale et expression, langue vivante étrangère, culture économique, juridique et managériale. Le diplôme n’est délivré que si toutes les unités sont acquises. Selon vos diplômes, des dispenses peuvent exister ; sinon, l’académie vous indiquera comment ces unités sont évaluées. Posez la question par écrit au DAVA dès le dépôt, pour ne pas découvrir après le jury qu’il vous manque une unité.
Les erreurs qui retardent la recevabilité
- Un intitulé de poste sans contenu (« employée administrative »).
- Des activités périphériques en tête de liste (accueil, courrier) et les activités de gestion en bas.
- Une contradiction entre le dossier et l’attestation d’employeur.
- Des périodes sans justificatif.
- Une expérience d’assistant de cadre dans un grand groupe, sans gestion ni lien avec un dirigeant de PME : elle relève plutôt du BTS SAM.
Si la recevabilité est refusée
La décision indique en général les écarts entre vos activités et le référentiel. Demandez un entretien au DAVA, vérifiez si vous n’avez pas sous-décrit des activités réelles, complétez vos justificatifs, puis redéposez. Si l’écart est réel, envisagez un autre diplôme ou un complément d’expérience. Une fois la recevabilité obtenue, avancez : sans démarche dans les six mois, elle peut devenir caduque, sauf motif légitime.
Pour la suite du parcours et le détail des quatre blocs, consultez notre page sur la VAE BTS GPME. Le guide complet propose un exemple intégral de dossier de faisabilité commenté.
