Exemples de situations pour le Livret 2 VAE BTS GPME, bloc par bloc

Le plus difficile, dans le Livret 2 du BTS Gestion de la PME (BTS GPME), est souvent de trouver les bonnes situations. Vous faites mille choses dans la semaine, mais lesquelles prouvent une compétence aux yeux du jury ? Voici des pistes pour chacun des quatre blocs, un exemple fictif rédigé et commenté, et les situations à éviter.

Ce qui fait une bonne situation

Une bonne situation a un déclencheur concret (une créance, une réclamation, un incident, une question du dirigeant), un enjeu pour l’entreprise, un rôle clair et important pour vous, une méthode visible, un résultat mesuré et un recul honnête. Elle couvre souvent deux ou trois compétences, parfois de deux blocs : dans une PME, une relance est aussi un sujet de trésorerie.

Pistes pour le bloc 1 : clients et fournisseurs

• Récupération d’une créance ancienne par une relance graduée.
• Réponse à un appel d’offres, de la veille sur la plateforme au dépôt.
• Réclamation client traitée sans perdre le client.
• Mise en concurrence de fournisseurs sur des critères pondérés, puis évaluation.
• Achat d’un véhicule : comparaison achat, crédit-bail, location longue durée.
• Erreur repérée sur une facture fournisseur avant paiement.

Pistes pour le bloc 2 : risques, trésorerie, qualité

• Plan de trésorerie qui a permis d’anticiper un creux et de préparer un rendez-vous bancaire.
• Mise à jour du document unique d’évaluation des risques et plan d’actions.
• Gestion d’un sinistre ou d’un incident informatique.
• Veille sur la facturation électronique et note au dirigeant.
• Procédure rédigée pour éviter qu’une erreur se reproduise.

Pistes pour le bloc 3 : personnel et RH

• Embauche de A à Z, avec livret d’accueil créé par vous.
• Erreur de paie détectée, corrigée et expliquée aux salariés.
• Élections du CSE au franchissement du seuil de onze salariés, ou procès-verbal de carence.
• Plan de formation monté avec l’OPCO.
• Action de cohésion ou d’information interne.

Pistes pour le bloc 4 : fonctionnement et développement

• Passage à un PGI et préparation de la facture électronique.
• Dématérialisation des notes de frais ou des factures fournisseurs.
• Analyse de rentabilité par client, chantier ou gamme.
• Tableau de bord mensuel utilisé par le dirigeant.
• Salon professionnel ou campagne de fidélisation avec objectifs et mesure.

Un exemple fictif rédigé : le creux de trésorerie de l’été

Situation fictive. Sophie est collaboratrice de direction dans une entreprise d’installation électrique de 22 salariés. Après des paiements fournisseurs en retard, le dirigeant lui demande de « mieux voir venir ».

« J’ai construit un plan de trésorerie sur douze mois glissants. En encaissements, j’ai repris les factures selon les délais réels de chaque client, d’après l’historique, et le carnet de commandes avec un calendrier de facturation validé par les conducteurs de travaux. En décaissements, j’ai intégré salaires et charges, achats, échéances d’emprunt, TVA et investissements. Le plan a fait apparaître un solde négatif de 65 000 € fin août. J’ai présenté au dirigeant une note d’une page avec quatre leviers chiffrés : décaler un achat de véhicule, accélérer la facturation de juin, relancer plus tôt trois clients lents, demander une hausse temporaire du découvert. Il a retenu les trois premiers et m’a demandé de préparer le rendez-vous bancaire par précaution. Le point bas a été de moins 12 000 €, couvert par le découvert existant. J’aurais dû associer plus tôt les conducteurs de travaux, dont les prévisions sont la donnée la plus fragile. »

Ce que le jury y lit : une situation de référence pour le bloc 2 (évaluer et suivre les risques financiers en termes de trésorerie) et pour le bloc 4 (produire et analyser des informations financières). L’outil est fiable, le risque est daté et chiffré, les propositions sont argumentées, la décision revient au dirigeant. Ce qui pourrait être amélioré : un extrait anonymisé du plan en annexe, et la capacité à expliquer à l’oral la différence entre résultat et trésorerie.

Comment choisir parmi vos pistes

Faites d’abord la liste de tout ce qui vous vient, sans trier : une vingtaine d’épisodes suffit. Pour chacun, notez la date, l’enjeu en une phrase et les blocs concernés. Gardez ensuite ceux où votre rôle est le plus net et le résultat le plus mesurable, en veillant à ce que chaque bloc apparaisse au moins deux fois. Préférez une situation récente, que vous pouvez raconter sans notes, à une situation spectaculaire mais ancienne dont vous avez oublié les chiffres. Enfin, vérifiez que vous disposez de traces (tableau, modèle, procédure, courriel) qui vous aideront à reconstituer le déroulé exact et à préparer l’oral : le jury reviendra sur les détails, et une situation bien documentée se défend beaucoup plus facilement qu’un souvenir approximatif.

Les situations à éviter

• La routine sans enjeu : « j’établis les factures dans le logiciel ».
• Le projet trop vaste raconté au « nous » : le jury ne voit plus votre rôle.
• La situation inventée ou empruntée : le jury vous interrogera sur les détails.
• La situation qui expose des données confidentielles (salaires, litiges nommés).

Pour les intitulés officiels des blocs et le parcours complet, consultez notre page VAE BTS GPME. Le guide complet propose dix situations rédigées et commentées.