Livret 1 VAE BTS SAM : réussir le dossier de faisabilité d’assistant de manager

Vous êtes assistante de direction, office manager, assistant RH ou secrétaire de direction, et vous visez le BTS Support à l’action managériale (BTS SAM) par la VAE. Première étape : le Livret 1, que le parcours France VAE appelle aujourd’hui dossier de faisabilité et que beaucoup nomment encore demande de recevabilité. Ce dossier ne juge pas la qualité de votre travail. Il vérifie une seule chose : vos activités ont-elles un rapport direct avec le BTS SAM ?

Ce que le certificateur vérifie dans un Livret 1 BTS SAM

Pour le BTS SAM, les parcours de VAE sont organisés par les rectorats, à travers le dispositif académique de validation des acquis (DAVA) de chaque académie, le plus souvent via la plateforme France VAE. Le lecteur de votre dossier se pose quatre questions :

• Est-ce le bon diplôme ? Vos activités relèvent-elles du support à l’action managériale, et non d’un BTS Comptabilité et gestion, d’un BTS Gestion de la PME ou d’un titre d’assistant d’un autre certificateur ?
• Le lien est-il direct ? On doit retrouver l’appui administratif, la gestion de dossiers ou de projets et une participation aux ressources humaines.
• L’expérience est-elle réelle ? Les justificatifs confirment les fonctions et les périodes indiquées.
• Le dossier est-il complet ? Une seule pièce manquante peut tout retarder.

Le certificateur dispose de deux mois à compter de la réception d’un dossier complet pour se prononcer. Une décision favorable ouvre la suite du parcours ; elle ne préjuge en rien de la décision du jury.

Les trois blocs à faire apparaître

Le BTS SAM est enregistré au RNCP sous le numéro RNCP38364. Il compte trois blocs professionnels, dont les intitulés officiels peuvent vous servir de plan :

• Bloc 1 — Optimisation des processus administratifs : appui aux membres de l’entité, gestion de dossiers, procédures, ressources et budget de fonctionnement.
• Bloc 2 — Gestion de projet : cadrage, veille informationnelle, suivi et évaluation d’un projet.
• Bloc 3 — Collaboration à la gestion des ressources humaines : relation de travail, qualité de vie au travail, relations sociales, outils de la performance individuelle et collective.

Inutile de citer les douze compétences une par une. Regroupez plutôt vos activités en trois ensembles : appui et processus administratifs, projets, ressources humaines. Le lecteur reconnaîtra la structure du diplôme sans effort.

Décrire ses activités : deux exemples avant et après

La plupart des difficultés viennent de descriptions trop générales. Les exemples ci-dessous sont fictifs.

Trop vague : « Secrétariat de direction et tâches administratives diverses. »

Recevable : « J’assiste le directeur général et deux directeurs de pôle d’une PME de 70 salariés. Je gère leurs agendas partagés, j’organise environ six réunions de direction par mois (convocation, ordre du jour, documents, compte rendu, suivi des décisions) et je prépare leurs déplacements dans le respect de la politique voyage. J’ai rédigé la procédure de commande des fournitures et je suis le budget de fonctionnement des services généraux. »

Trop vague : « Je participe aux RH. »

Recevable : « Je participe au recrutement des alternants : rédaction des offres à partir des fiches de poste, présélection selon les critères fixés avec la responsable, organisation des entretiens, préparation de l’arrivée. Je prépare aussi les réunions mensuelles du CSE et j’en tiens le calendrier. »

Les versions recevables utilisent le « je », des verbes précis, des volumes (personnes assistées, réunions, recrutements) et les mots du référentiel : processus, procédure, projet, veille, recrutement, relations sociales, indicateurs. Elles restent factuelles : l’analyse viendra dans le dossier de validation.

Les expériences qui comptent, et celles qui pèsent peu

Depuis la réforme de la VAE, il n’existe plus de durée minimale d’expérience dans le régime général. Ce qui compte, c’est la correspondance entre vos activités et le diplôme. Vous pouvez présenter :

• les emplois d’assistant, de secrétaire, d’office manager, de gestionnaire administratif, d’assistant RH ou d’adjoint administratif, dans le privé, le public ou l’associatif ;
• les emplois mixtes, à condition de mettre en avant leur part administrative : un agent d’accueil qui organise des événements, une gestionnaire de paie qui prépare les réunions du CSE ;
• le bénévolat : secrétaire ou trésorier d’association, coordinateur d’un événement ou d’une équipe de bénévoles ;
• certains mandats et les stages ou alternances en lien avec le diplôme.

À l’inverse, une expérience centrée sur la saisie comptable, la production ou la vente au comptoir pèse peu, sauf si vous y avez exercé des missions administratives identifiables.

Les erreurs fréquentes

• Oublier le bloc 3. C’est le bloc qui manque le plus souvent aux assistants de direction. Mentionnez toute participation réelle, même modeste : accueil des nouveaux arrivants, suivi des formations, préparation d’une réunion du personnel.
• Copier sa fiche de poste. Le certificateur veut votre réalité, pas un document générique.
• Aligner vingt tâches sans structure. Une liste ne démontre pas le lien avec le diplôme.
• Laisser des incohérences de dates entre le texte et les justificatifs.
• Exagérer. Ce que vous écrivez sera relu par le jury, qui vous interrogera dessus.

Justificatifs et unités générales : à préparer dès maintenant

Rassemblez les justificatifs dès le début, c’est souvent ce qui retarde le dépôt : contrats, bulletins de paie, certificats de travail, attestations d’employeur, attestations de bénévolat, arrêtés et états de services pour les agents publics. Une attestation qui se contente de « a donné entière satisfaction » ne prouve rien sur le contenu de votre activité : proposez à votre employeur un modèle simple qui cite la période, la fonction et trois à six missions précises.

Joignez aussi la copie de tous vos diplômes et relevés de notes, même anciens. Le BTS SAM ne se résume pas à ses trois blocs : il comprend des unités générales (culture générale et expression, deux langues vivantes étrangères, culture économique, juridique et managériale). Selon vos diplômes, des dispenses peuvent être accordées sur demande, mais elles ne sont pas automatiques. Posez la question par écrit au DAVA dès ce stade : la réponse conditionne la durée de tout votre parcours.

Viser le diplôme entier ou certains blocs

Vous pouvez viser le BTS complet ou seulement certains blocs. Si votre expérience RH est mince, commencer par les blocs 1 et 2 peut être un choix raisonné, puisque chaque bloc validé reste acquis. Parlez-en avec votre accompagnateur ou le DAVA : selon les organisations, ce choix se fait dès le dossier de faisabilité. Pour la vue d’ensemble du parcours, consultez notre page VAE BTS SAM.