Exemples de situations pour le Livret 2 VAE BTS SAM, bloc par bloc

Trouver ses situations est souvent l’étape la plus difficile du Livret 2 du BTS SAM. Beaucoup d’assistants ont une expérience riche mais la jugent « banale » : un agenda, des réunions, des commandes. Pourtant, derrière ces activités se cachent presque toujours des situations qui démontrent les compétences du BTS Support à l’action managériale. Voici des pistes classées par bloc, puis un exemple rédigé. Tous les exemples de cet article sont fictifs : ils servent à comprendre la méthode, pas à être recopiés.

Ce qu’une bonne situation BTS SAM doit montrer

Une situation utile au jury a cinq caractéristiques :

• un déclencheur identifiable : un dysfonctionnement, une échéance, une demande, une contrainte ;
• une démarche en étapes : analyse, choix, mise en œuvre, suivi ;
• des choix justifiés : au moins une phrase qui répond à la question « pourquoi » ;
• une difficulté traitée : un prestataire défaillant, des utilisateurs réticents, un indicateur contesté ;
• un recul honnête : ce que vous feriez autrement aujourd’hui.

« Je gère l’agenda de ma directrice » n’est pas une situation. Une semaine où trois rendez-vous urgents tombent en même temps qu’un déplacement annulé en est une.

Pistes de situations pour le bloc 1 : optimisation des processus administratifs

• Réorganiser l’agenda d’un dirigeant après une crise ou un déplacement annulé.
• Organiser un comité de direction en format hybride, un conseil d’administration ou une assemblée générale.
• Organiser un déplacement complexe à l’étranger avec un budget contraint.
• Monter un dossier de demande de subvention ou de réponse à un appel d’offres.
• Refondre le classement d’un serveur partagé et fixer des règles de nommage et de conservation.
• Rédiger ou simplifier une procédure : accueil des visiteurs, courrier, notes de frais, circuit de validation des factures.
• Renégocier un contrat de services (copieurs, téléphonie, nettoyage) et suivre l’effet sur le budget de fonctionnement.
• Former des collègues à un espace collaboratif ou à un nouvel outil.

Pistes de situations pour le bloc 2 : gestion de projet

• Organiser un salon, un séminaire, une journée portes ouvertes ou un forum.
• Coordonner un déménagement ou un réaménagement de bureaux.
• Déployer un nouvel outil : signature électronique, gestion des notes de frais, gestion électronique des documents.
• Créer un livret d’accueil, une lettre d’information interne ou un guide des procédures.
• Préparer un audit, une certification ou une visite officielle.
• Mettre en place une veille réglementaire ou une veille sur les fournisseurs avant un investissement, et en diffuser la synthèse.

Pour ce bloc, le jury veut voir les quatre temps : le cadre (objectif, budget, planning), la veille, le suivi (écarts, mesures correctives) et l’évaluation (indicateurs, bilan).

Pistes de situations pour le bloc 3 : collaboration à la gestion des ressources humaines

• Participer au recrutement d’un salarié, d’un alternant ou d’un stagiaire, de la fiche de poste à l’intégration.
• Concevoir ou améliorer un parcours d’intégration.
• Organiser la campagne des entretiens professionnels ou le recueil des besoins de formation.
• Préparer les réunions du CSE ou participer à l’organisation des élections professionnelles.
• Contribuer à la mise à jour du document unique d’évaluation des risques.
• Aménager un espace de travail, accompagner la mise en place du télétravail.
• Construire un tableau de bord social et en tirer une proposition.

Si votre poste ne vous a jamais permis de toucher aux ressources humaines, ne fabriquez pas une expérience : cherchez dans le bénévolat, un ancien poste ou une mission ponctuelle, ou visez d’abord les blocs 1 et 2.

Exemple de situation rédigée (fictif) : la campagne des entretiens professionnels

Contexte. Je suis assistante de direction et des ressources humaines dans une entreprise de logistique de 80 salariés, sans service RH dédié. Je travaille avec le directeur.

Déclencheur. En préparant le tableau de bord social du trimestre, j’ai constaté qu’une partie des salariés n’avait pas eu l’entretien professionnel prévu par le code du travail dans le délai applicable (tous les deux ans à l’époque ; depuis la loi du 24 octobre 2025, l’entretien de parcours professionnel a lieu dans l’année qui suit l’embauche, puis tous les quatre ans). J’ai alerté le directeur, qui m’a confié l’organisation d’une campagne de rattrapage.

Actions. J’ai d’abord vérifié les règles applicables et les supports existants. J’ai construit un planning sur deux mois avec les cinq managers, en évitant le pic d’activité de fin d’année. J’ai simplifié la trame d’entretien, en la distinguant clairement de l’entretien annuel d’évaluation, et je l’ai présentée aux managers lors d’une réunion de trente minutes. J’ai envoyé les convocations, suivi l’avancement chaque semaine dans un tableau partagé et relancé les retards.

Résultat. En fin de campagne, presque tous les entretiens prévus avaient eu lieu. J’ai consolidé les souhaits de formation exprimés, sans données nominatives, pour préparer le plan de formation.

Recul. Deux managers ont mené l’entretien comme une évaluation de performance. Je prévois désormais un court rappel individuel avant chaque campagne.

Ce que le jury lit dans cet exemple

• Le bloc 3 : gérer la relation de travail et mobiliser un outil de développement de la performance, avec un indicateur social qui déclenche une action.
• Une démarche de projet (planning, suivi, relances) qui pourrait aussi nourrir le bloc 2.
• Une juste place : la candidate organise et outille, les managers mènent les entretiens.
• Le respect de la confidentialité et un recul concret.

Pour aller plus loin, l’exemple pourrait préciser les textes consultés et la façon dont les souhaits de formation ont été traités.

Les situations à éviter

• Les tâches routinières sans enjeu ni difficulté.
• Les projets collectifs où votre rôle n’apparaît pas.
• Les situations qui exposent des informations confidentielles sur des salariés.
• Les situations trop anciennes, sauf si elles apportent une compétence absente ailleurs.

Retrouvez les douze compétences officielles et les étapes du parcours sur notre page VAE BTS SAM.